TAMIL NADU
ET NOUS
Compte rendu de l’Assemblée Générale de TNEN 2017
Préalablement à la tenue de l’Assemblée Générale, les membres de l’Association avaient reçu par mail le rapport moral établi par la Présidente ainsi que le rapport financier du Trésorier.
L’Assemblée Générale de l’Association « Tamil Nadu Et Nous » s’est tenue à Bailly le samedi 2 décembre 2017 à 15 heures.
Sur 44 membres de l’Association, 20 étaient présents et 10 représentés.
Un rapide tour de table permet à chacun de se présenter et de donner, pour certains, quelques informations sur leur(s) famille(s) parrainée(s).
1/ Examen du rapport moral.
La Présidente commente le rapport moral parvenu préalablement par mail à l’ensemble des membres de l’Association.
Tout d’abord constat est fait que l’objectif fixé lors de la dernière assemblée de 60 parrainages a été atteint et même dépassé : nous avons à ce jour 64 parrainages en cours.
Un nouvel objectif de 70 parrainages est fixé pour 2018.
Par ailleurs, l’Association reçoit occasionnellement des dons permettant d’effectuer des aides ponctuelles dans des cas très particuliers : aide pour la construction d’une maison, matériel médical, frais médicaux, prise en charge urgente d’une famille en attente de parrainage…
Il est donc important également de trouver des dons, par exemple auprès de personnes voulant bien soutenir ponctuellement l’Association mais ne voulant pas s’engager dans un parrainage.
La Présidente demande donc à chacun de se mobiliser pour chercher des nouveaux parrains et également des donateurs occasionnels.
Il est signalé l’arrêt de 3 parrainages pour fin d’études des enfants principalement, ces familles seront remplacées par d’autres familles nécessiteuses en 2018. En tout depuis le début de l’association 72 familles ont été aidées.
La Présidente fait état également de l’excellent travail effectué par nos correspondants locaux sur place et ce malgré des conditions parfois difficiles compte tenu de la dispersion et de l’éloignement des familles parrainées.
En ce qui concerne le fonctionnement interne de l’Association, rappel est fait sur des règles basiques :
- envoyer la correspondance aux familles parrainées sans attendre la nième relance (halte à la procrastination !) ; la Présidente suggère de répondre dès réception au courrier reçu de votre filleul.
- envoyer courrier et photos par la poste, plutôt que par mail, ce qui évite des travaux d’impression (et donc des frais supplémentaires). Garder un exemplaire de votre courrier sur l’ordi au cas où le courrier soit perdu par la poste.
- écrire soi-même la lettre à chaque famille parrainée, (5 lettres ont été écrites en catastrophe le matin de l’envoi, afin que chaque famille ait son courrier personnalisé, ce qui est très chronophage) …
L’Assemblée approuve à l’unanimité le rapport moral présenté par la Présidente et lui adresse ses sincères remerciements pour son engagement et son total dévouement.
2/ Examen du rapport financier
Le Trésorier commente le rapport financier qui était préalablement parvenu par mail à l’ensemble des membres de l’Association.
Le Trésorier fait remarquer l’importante diminution de la réserve de l’Association et demande pour faire face aux inévitables urgences et aléas qui se présenteront en 2018 de porter notre effort autant sur la recherche de nouveaux parrains que sur l’obtention de dons ponctuels.
Afin de simplifier la tenue et le suivi des comptes de l’association le Trésorier précise qu’il est préférable d’effectuer des virements (annuels, trimestriels ou mensuels). Ne pas oublier d’intégrer dans les virements la cotisation annuelle de 25€.
L’Assemblée approuve à l’unanimité le rapport financier présenté par le Trésorier.
3/ Renouvellement du poste de secrétaire.
Les statuts de l’Association prévoient tous les ans le renouvellement d’un des membres du bureau ; le mandat du secrétaire vient à échéance lors de l’Assemblée de 2017.
Bertrand de Diétrich ne souhaite pas se représenter au poste de Secrétaire ; il estime en effet qu’il est souhaitable de voir des éléments plus jeunes s’investir dans le fonctionnement de l’Association, notamment en faisant partie du bureau.
Par contre il assure la Présidente qu’il restera actif dans la recherche de nouveaux parrains et donateurs.
Il est vivement remercié, ainsi que son épouse Annie, pour tout le travail fourni et leur engagement. L’assemblée les applaudit chaleureusement.
Isabelle de Diétrich, se portant candidate au poste de Secrétaire, est élue à l’unanimité à ce poste .L’assemblée la remercie et la félicite pour cet engagement.
4/Questions diverses.
Le bureau a visité en mars 2017 l’ensemble des familles parrainées par l’Association ; un compte rendu de ce voyage vous a été envoyé fin avril 2017, et figure dans le site tamilnadu-et-nous.jimdo.com.
La date de Janvier 2019 est envisagée pour le prochain voyage ; certains membres de l’Association se sont montrés éventuellement intéressés pour prendre part à ces visites : il faudra en reparler suffisamment à l’avance pour résoudre les différents problèmes logistiques, notamment les transports locaux (voitures ou minibus) et l’hébergement.
Aucun autre point n’étant abordé, l’assemblée s’est terminée à 17h15 et a été suivie par une sympathique collation.
Le 4 Décembre 2017
Minutes of the 2017 TNEN Annual Assembly
Prior to the holding of the General Assembly, the members of the Association had received by mail the moral
report prepared by the President and the financial report of the Treasurer.
The General Assembly of the Tamil Nadu Et Nous Association was held in Bailly on Saturday December 2, 2017 at 3 pm
Out of 44 members of the Association, 20 were present and 10 represented.
By turns everyone introduced himself and gave, for some, information about his family (ies) sponsored.
1/ Review of the moral report.
The President comments on the moral report sent by email to all members of the Association.
First of all, it is clear that the goal set at the last meeting of 60 sponsorships has been reached and even exceeded: we have so far 64 ongoing
sponsorships.
A new goal of 70 sponsorships is set for 2018.
In addition, the Association receives occasional donations to provide specific help in very special cases: help for the construction of a house,
medical equipment, medical expenses, urgent care of a family waiting for sponsorship ...
It is therefore also important to find donations, for example from people who want to support the Association punctually but not wanting to engage in sponsorship.
The President therefore asks everyone to mobilize to seek new sponsors and also occasional donors.
3 sponsorships were stopped due to for the end of children studies mainly, these families will be replaced by other needy families in 2018. In total since the beginning of the association, 72 families were helped.
The President also mentioned the excellent work done by our local correspondents on site, despite sometimes difficult conditions, given the dispersed and remote nature of the sponsored families.
With regard to the internal functioning of the Association, reminder is made on basic rules:
- send correspondence to sponsored families without waiting for the “nth” revival (stop procrastination!); the President suggests that you respond as soon as you receive the mail from your
sponsored family.
- send mail and photos by post, rather than by email, which avoids printing work (and therefore additional costs). Keep a copy of your mail on the computer in case the mail is lost by post.
- write the letter to each family sponsored, (5 letters had to be written in a hurry in the morning of the sending, so that each family has his personalized mail, which is very time consuming)
...
The Assembly unanimously approves the moral report presented by the President and expresses her sincere thanks for her commitment and total dedication.
2/ Review of the Financial report
The Treasurer comments on the financial report that was previously sent by email to all members of the Association.
The Treasurer pointed out the significant decrease in the reserve of the Association and asked to face the inevitable emergencies and uncertainties that will arise in 2018 to focus our efforts as
much on the search for new sponsors as on obtaining punctual donations.
To simplify the keeping and the follow-up of the accounts of the association the Treasurer specifies that it is best practice to make transfers (annual, quarterly or monthly). Do not forget to include in transfers the annual fee of 25 €.
The Assembly unanimously approves the financial report presented by the Treasurer.
3 / Renewal of the position of secretary.
The statutes of the Association provide for the renewal of one of the members of the board every year; the secretary's term expires at the 2017 meeting.
Bertrand de Diétrich does not wish to represent himself as Secretary; he considers that it is desirable to see younger members get involved in the running of the Association, especially by being
part of the office.
On the other hand, he assures the President that he will remain active in the search for new sponsors and donors.
He is warmly thanked, along with his wife Annie, for all the work and commitment. The assembly applauds them warmly.
Isabelle de Diétrich, candidate for the post of Secretary, is unanimously elected to this position. The assembly thanks her and congratulates her for this commitment.
4 / Other matters.
The office visited in March 2017 all the families sponsored by the Association; a report of this trip was sent at the end of April 2017, and can be found on the website
tamilnadu-et-nous.jimdo.com.
The date of January 2019 is considered for the next trip; some members of the Association have shown interest in taking part in these visits: we will have to talk about that early enough to solve
the various logistical problems, including local transport (cars or minibuses) and accommodation.
No other topic being discussed, the meeting ended at 5:15 pm and was followed by a nice snack.